Diez reglas esenciales de etiqueta para el email

Samuel Cepeda Hernandez

Las reglas de etiqueta en la comunicación personal son indispensables, tanto en el mundo de los átomos como en el de los bits. Y aunque los propósitos para comunicarnos pueden ser variados, todos queremos que nos entiendan cuando decimos algo en cualquier idioma. El uso del lenguaje tiene reglas básicas de uso según al medio que utilizamos. Es importante recordar que no es lo mismo decir las cosas hablando que por escrito. No podemos usar las mismas reglas cuando se requieren diferentes tipos de redacción: un recado en papel, un email, un memo, una carta de trabajo, etc.
Pensemos en una situación imaginaria en la que sólo fuera posible comunicarse vía correo postal y recibir respuesta a una carta tomara, como tiempo mínimo, 15 días. Puedo apostar que cualquiera pensaría más de dos veces lo que escribe, porque un error de comunicación costaría por lo menos 30 días de angustia para intentar corregirlo. Si bien es cierto que el email nos ha salvado de un escenario así, también hay que tomar muy enserio las reglas de etiqueta al escribir en este medio tan inmediato de comunicación, al menos si deseamos obtener algo a cambio de nuestro acto de comunicarnos. Por eso aquí te presentamos 10 reglas esenciales de etiqueta para escribir un email.

1. No usar mayúsculas

Gritar nunca a sido cordial, no importando en que medio lo hagas. En el lenguaje hablado tiene un alto costo social, es muy mal visto. En un email también: No escribas en mayúsculas ninguna palabra en un mensaje a título personal. Sólo en mensajes oficiales (memos, correos electrónicos con fines de trabajo) que pretenden usar jerarquía de información para facilitar la lectura: título, subtítulo, párrafos informativos, pudiera haber alguna excepción.

2. Sé concreto

La ventaja de que el email sea un medio inmediato de comunicación es también una desventaja cuando somos quien recibe. Si te pones en el lugar del otro cuando escribes entenderás que leer textos muy extensos puede significar dejar de leer otro de los tantos correos que se han recibido en el mismo momento. Esto es motivo suficiente para que alguien pudiera no leer tu envío.

3. Un saludo adecuado

Mide el nivel de respeto de la persona a quien escribes para elegir el tipo de saludo que debes emplear. Siempre inicia con un saludo sencillo y puedes ir aumentando gradualmente el respeto si amplías el saludo con el nombre, apellido o título que ostenta el destinatario.

4. Comienza con el título

Hay que recordar que el correo electrónico tiene partes básicas: título, saludo, cuerpo y firma. Todas las partes son importantes, pero la que llega primero al destinatario y podría determinar que el email sea o no sea leído por completo, es el título. Utiliza las menos palabras posibles que resuman el contenido de todo el correo. Es una atención muy bien recibida que desde el título ofrezcas información suficiente para que el otro pueda detectar el nivel de importancia que tiene tu mensaje y decida si lo lee de inmediato o puede esperar a un mejor momento.(buenos títulos)

5. No reenvíes innecesariamente

Reenviar un correo a uno o varios destinatarios es de muy buena educación cuando se solicita que así lo hagas. Pero si no te lo piden, es mejor no pecar de atento porque se pueden generar cadenas innecesarias que saturan el INBOX de quien reciba.

6. Respeta los derechos de autor

En la medida de lo posible, busca siempre dar crédito a lo que no te pertenece, aunque es socialmente aceptado que el email es un sistema de comunicación personal, es bien sabido que ninguna información enviada por email es 100% privada. Un envío personal se puede convertir en una cadena y existen penas severas para el que distribuye material original sin los debidos derechos (Copyright on the Web ).

7. Avisa de los destinatarios ocultos

Usar destinatarios ocultos, sobre todo en la comunicación en ambientes de trabajo, puede ser muy rudo si el mensaje es para una persona solamente y daría lugar a malentendidos (porque el destinatario siempre es avisado si hay destinatarios en copia oculta). Si estas escribiendo un mensaje para tus actividades profesionales, usa mejor el espacio de copia tradicional y trata de incluir debajo de la firma las siglas de copia (cc) junto con los nombres de las personas incluidas. Este es el mismo formato que se emplea en la papelería oficial física y te hace ver como una persona seria que no tiene nada que ocultar.

8. Utiliza los signos de puntuación y las reglas ortográficas

Hazlo con la atención necesaria al idioma en el que escribas. Es un símbolo de respeto a la persona que recibe y muestra tu profesionalismo (About.com: Ortografía y Redacción). Sólo en caso de que por razones técnicas no pudieras usar los acento, haz mención en el correo con una leyenda: “Este correo ha sido redactado sin acentos en forma intencional por razones de técnicas de comunicación”.

9. La firma oficial

Si utilizas un correo electrónico corporativo, es importante que revises el manual de uso de la empresa, es importante que utilices por ejemplo las firmas corporativas de declaración de intenciones, en donde se especifican cuestiones de seguridad o niveles de responsabilidad de los mensajes enviados. De la misma forma las empresas frecuentemente especifican el manual de identidad que debe seguirse al redactar un correo desde tu cuenta laboral.

10. No diseño

No hablamos de una regla estética, sino práctica, los diseños añadidos al texto de tus correos electrónicos (gif animados, gráficos en formato HTML) pueden provocar que alguno de tus destinatarios no pueda leer el correo, ya que no todos pueden acceder a mensajes codificados con HTML.

Expresión en ciencias sociales

jueves, 28 de agosto de 2014

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